העיקרון הבסיסי והחשוב ביותר להצלחת העסק ולשרידותו לאורך זמן, הינו ביצוע תהליך תכנון מלא המתחיל מתכנון אסטרטגי מפורט. כזה שחייב לתת מענה לכל השאלות הבסיסיות שנדרשות לייזום, תכנון, הקמה ותפעול העסק.
אולם לתכנון העבודה ברמה הטקטית לטווחי זמן קצרים יותר ותוך כדי פעילותו של העסק חשיבות גדולה ביכולת לעשות את הדברים נכון ולחזק את חוסנה של המסעדה.
הלחץ היום יומי, הנובע מאילוצים ובעיות רבות, גורם לנו לא פעם לאפשר לעניינים דחופים לגבור על מה שבאמת חשוב. דחיית משימות ומטלות, ולפעמים גם אי ביצוע שלהן בכלל, יכול לגרום לנו נזק רב, אשר בניהול מדויק היו יכולים להימנע.
ניהול נכון מתבסס על היכולת להבדיל בין עיקר וטפל ויצירת סדרי עדיפויות תוך תכנון וניהול קפדני של משאב הזמן.
אחת הבעיות שלנו היא ריבוי משימות שלא הוגדרו להן תוכניות פעולה, משאבים נדרשים, וכמובן יעדי זמן לביצוע.
תארו לעצמכם, כי כל אחד מהתחומים אשר היינו רוצים לשפר בעסק שלנו היה מוגדר כמשימה וזוכה לטיפול עד קבלת פתרון. נשמע דמיוני? לבטח רבים מכם יטענו בספקנות כי ניהול הנושא הוא "פרויקט בפני עצמו" ויסית את המיקוד מהניהול השוטף של המסעדה.
ובכן , ניסיוננו הרב בשיפור ופיתוח של מסעדות מראה כי אלו אשר החליטו לאמץ את נושא תכנון העבודה ולהפוך אותו לניהול משימות, הצליחו ליצור שיפור דרמטי לאורך זמן ולהקטין את כמות הליקויים.
ניהול המשימות אינו דורש בהכרח תוכנות מחשב מפותחות. הוא ניתן לארגון על דף Excel רגיל, או אפילו בכתיבה ידנית בספר ולו בלבד שיגדיר בצורה ברורה את הדברים הדורשים שיפור, אופן הטיפול, האחראי לטיפול, תשומות כספיות במידה והן דרושות וינוהל מעקב על התקדמות.
ראשית, רצוי לחלק את נושאי הטיפול לשלוש קבוצות עיקריות שהן בדרך כלל אלה המרכזות את מירב הבעיות.
הגורמים הפיסיים: תחזוקה, ניקיון, מנהלה.
הגורמים התהליכים: יעילות השרות, זרימת העבודה, צווארי בקבוק.
הגורמים ההתנהגותיים: איכות השרות, רמת ההופעה בצוות, אדיבות ונימוס.
לאחר מכן משייכים נושא טיפול לכל קטגוריה וכך ממיינים את המשימות.
חשוב מאד שאדם אחד בתוך המערכת יהיה "פותח המשימה", זה שמקבל דין וחשבון על קידום הטיפול בה, שואל את השאלות הנכונות בזמן דיווח או אי דיווח על התקדמות ולבסוף מחליט מתי המשימה ניתנת לסגירה. כך אפשר יהיה להבטיח טיפול ממוקד ויעיל, מניעת תחומים אשר אינם מטופלים ומניעת כפילויות בטיפול.
בהצלחה!
הכותב משמש כמנכ"ל רסטוטל. חברה לפיתוח עסקים בתחום המסעדנות והאירוח.
www.restotel.co.il
