שקט, משפצים
כיצד הופכים מדור משלוחים מסורבל למערך חדש ויעיל במסעדה קיימת
בלי להפסיק את פעילות המסעדה ובלי לפגוע בהכנסות השוטפות שלה ?
מאת: גיא יצחקי
תכנון תשתיות למסעדה מספק, בדרך כלל, את הצרכים הנלקחים בחשבון והנראים לעין בשלב ההקמה. לאחר תקופה של פעילות נתקלים המסעדנים בשלוש בעיות מרכזיות המאלצות אותם לשנות את מבנה חלל המסעדה:
• תכנון לקוי של גודל המטבח אל מול אזור הישיבה במסעדה.
• גידול מסיבי בהכנסות ולחץ על גורמי הייצור הנובע מתחלופה גבוהה של סועדים.
• בעיות רישוי או אי עמידה בתקן עכשווי או שניהם יחד.
הצד השווה של כל הבעיות ושל כל המסעדנים, הוא כמובן הצורך והרצון להוציא אל הפועל את השינוי הנדרש בלי להפסיק את עבודת המסעדה ובלי להפסיד ימי פדיון חשובים. כדי לבצע שינוי של ממש בתשתית המסעדה בלי לסגור אותה לתקופת שיפוצים ארוכה ובעייתית, דרושה היכרות מעמיקה עם פעילות המסעדה, הבנה אמתית של הצרכים החדשים ותכנון קפדני של השינוי.
מסעדת "ג'ירף" שהוקמה בשנת 2000 ברמת החי"ל, היא הסניף השלישי של הרשת. אף על פי שבעלי המקום הכירו את ההתנהלות השוטפת של המסעדה בשני הסניפים הראשונים, הם לא צפו שחלק גדול מהכנסות המקום ומפעילותו יתבסס על מערך משלוחים לעסקים הרבים שבסביבה הקרובה, ולכן לא הקצו לו די מקום. בשעות הצהריים העמוסות של אזור ההיי-טק ברמת החי"ל נעשה הטיפול במשלוחים למטרד גדול על המסעדה והטיל עומס כבד על התנהלות המטבח.
הפסקת פעילות המסעדה כדי להרחיב את המטבח ולהתאימו לתנאים החדשים שנוצרו לא הייתה מקובלת על בעלי הרשת. הם חששו מאובדן הכנסה אשר ישפיע על תזרים המזומנים של המסעדה, מעלויות כוח האדם העובד במסעדה גם בימים שהיא סגורה, ומהחשש הגדול שלקוחות קבועים ייאלצו לחפש אלטרנטיבות בתקופת הסגירה וימצאו תחליף ראוי למסעדה.
האתגר שעמד לפנינו היה מורכב: לשנות את מבנה המטבח בלי לסגור את המסעדה ובלי לפגוע בהכנסותיה או בפעילותה השוטפת.
שלב ראשון - ניתוח הבעיות הקיימות :
בעיה ראשונה - חוסר בשטחים פנויים וכוח ייצור מוגבל בחלל הקיים של המסעדה
בשטח הקיים של המסעדה לא היה מקום פנוי שאפשר להסב לטובת הגדלת המטבח. באזור הישיבה מוקם בר שהוציא גם מזון המבוסס על פעילות ווק. הבר נוצל עד תום מבחינת כושר הייצור שלו, ולמערך המשלוחים לא נותר מקום מסודר ומוגדר. עובדי המשלוחים, הטלפנים ואורזי המנות נאלצו להסתדר ולעבוד ללא מקום מוגדר משלהם. במרכז המטבח פעל חדר קירור ומיקומו צמצם את אזור הבישול ואת מקום מערך ההכנות של המסעדה, הוא הפריע למהלך העבודה בשעות הסרוויס הלחוצות והעצים את הרגשת חוסר המרחב במטבח.
זאת ועוד, מנועי מערכת הנידוף (האוורור) לא היו חזקים די הצורך ולא היה אפשר להעמיס עליהם אזור בישול נוסף שממנו יֵצאו מנות המשלוחים, וכך להוריד את ה"לחץ" בשעות הרלוונטיות.
בעיה שנייה - "הצלבות" תפעוליות הפוגעות בתפקוד המסעדה : בשעות הצהריים, בזמן שהמסעדה הייתה מלאה עד אפס מקום, הגיע גם עומס המשלוחים לשיאו ונוצר לחץ (צוואר בקבוק) הן בתהליכי ההכנה וההוצאה של המנות למסעדה והוצאת המנות למשלוחים, והן במקום העבודה המצומצם במטבח. גם עבודת הטלפנים והשליחים שהתבצעה מתוך מחסן המטבח הקשתה על פעילות צוות המטבח במסעדה.
שלב שני – תכנון התהליך :
• תכנון אדריכלי ואישור תקציביחצי שנה בערך לפני המועד שבו התחלנו את עבודת השיפוץ בפועל, התחלנו לתכנן את תהליך השינוי - לתכנון גויס מתכנן מטבח אשר עבד בקשר הדוק עם בעלי הרשת ועם צוות הניהול של המסעדה. יחד הם סרטטו תכניות חדשות למטבח המסעדה אשר התבססו על שטח חדש ששכרו בעלי המקום, הצמוד למטבח הקיים. על פי התכניות חדר הקירור, שטחי האחסון, מדורי ההכנות ופס בישול נוסף שנועד להגדיל את כושר הייצור של מערך המשלוחים, יעברו לשטח החדש. תכנון המטבח החדש שם דגש במיוחד על הנדסת אנוש וסביבת עבודה נוחה ויעילה.
בינתיים הועברו התכניות החדשות לאישור מחלקות רישוי העסקים השונות, נערך אומדן כספי מדויק של כל מרכיבי השינוי, והוא הוגש לבעלי העסק כדי לקבל את אישורם ולהתקדם. לאחר שנעשו כמה שינויים בתכנון כדי להתאים את האומדן הכספי לתקציב שאישרו בעלי העסק, ועם קבלת האישורים הנדרשים עברנו לשלב הבא של ההכנות לקראת הביצוע.
•
רכישה מוקדמת של ציוד, גיבוש צוותכדי לצמצם את הפערים הקיימים בדרך כלל בין התכנון לביצוע בפועל נרכש כל הציוד ברכישה מוקדמת, ונכללו בו:
שלושה מקררים חדשים וחדר קירור לאזור ההכנות, שולחנות נירוסטה, ווק חדש בהתאם להנחיות צוות המטבח ומנדף חדש לאזור הבישול הנוסף.
כל הציוד אוחסן בשטח השכור החדש. תשתית המחשוב והטלפונייה הקיימת תוכננו מראש לחיבור למערך החדש.
עם הזמנת הציוד ותכנון התשתיות ולאחר מו"מ קפדני, גובש צוות ביצוע שמטרתו אחת: לתת מענה ביצועי ויעיל לתהליך השיפוץ.
עבודות הבינוי במקום החלו רק לאחר שכל הציוד החדש שנרכש עמד "מוכן – ממתין" להכנסתו למטבח המורחב והמשופץ.
שלב שלישי – ביצוע מקדים בשטח החדש :
כדי להוציא לפועל את השלב המקדים נשכרה מכולה ששימשה מחסן זמני ואליה הועבר הציוד שנרכש, ואילו בשטח השכור החדש נעשתה עבודת הכנה לתשתיות חשמל ,גז אינסטלציה וקירור. חדר הקירור החדש נבנה וציוד הקירור והנירוסטה הוכנס למדורי העבודה. כל זאת בשעה שהמסעדה המשיכה בפעילותה, מתוך שימת דגש על מינימום הפרעה בשעות הלחץ. את חדר הקירור הישן שבמטבח הפעיל פירקו בן לילה ובמקומו נבנה אזור חדש לטלפניות ולשליחים.
החלק האחרון בשלב הביצוע המקדים היה בניית קיר תשתיות חדש שבו מוקמו כל תשתיות המים, החשמל והגז, מוכנים גם הם לחיבור מהיר למערך הקיים. לאורך כל תקופת העבודה של השלב המקדים (שלושה שבועות בקירוב) פעלה המסעדה כרגיל, צוות הניהול ובעיקר צוות המטבח הפגינו גמישות מחשבתית ואורך רוח. קהל הלקוחות לא הרגיש כלל בעבודות המתבצעות מעברו השני של הקיר, ומחלקת המשלוחים המשיכה לעבוד כסדרה.
שלב רביעי – חיבור למערך הקיים :
חיבור האזור החדש למטבח הקיים התבצע במבצע בזק לילי- הפס החם הקיים פורק וציוד הבישול חובר מחדש לקיר התשתיות שהוכן מבעוד מועד, כולל המנדף הקיים שחובר לתעלות הפח השחור החדשות. המקררים הקיימים מוקמו מחדש לפי התכנית החדשה, וחובר ציוד הפס החם החדש.
בשעות הבוקר המוקדמות חוברו מחדש מערכת המחשוב של המסעדה והמרכזייה הטלפונית כולל מדור השליחים החדש, ובשעות הצהריים, לאחר חצי יום בלבד של הפסקת פעילות,
חזרה המסעדה לעבודה מלאה תוך כדי הרצת מערכות ראשוניות למטבח המשודרג.
חודש ימים של ביצוע מעשי, מדוקדק ומוקפד והפרעה מינימלית לפעילות המסעדה הגיע לסיומו בהצלחה "עובדתית" - מחזור המכירות של אותו החודש היה הגבוה ביותר בהשוואה לתקופה המקבילה בשנים קודמות.
