רני בכרמידע שוטף, עדכני וממצה הוא הכלי הניהולי הבסיסי וההכרחי ביותר לכל מנהל. היקף המידע משתנה בכל עסק לפי צורכי העסק, זמינות הנתונים, מערכות המחשוב הקיימות בעסק ויכולתם של הגורמים המקצועיים בתחום הפיננסי. עם זאת, קיימים כמה פרמטרים בסיסיים שיפורטו בהמשך, החייבים להיבחן ברמה החודשית בכל עסק. פרמטרים אלו מאפשרים לאתר בעיות קיימות ולמקד את המנהל בתחומי פעילות בעייתיים. ניתוח של תוצאות הפרמטרים מאפשר לרדת לשורש הבעיות.
חשוב לבחון את הפרמטרים הללו לעומת חודשי פעילות קודמים באותה שנת פעילות, ולעומת אותו החודש בשנים קודמות. כל הפרמטרים נמשכים מתוך מערך הנהלת החשבונות של העסק ומתוך התכנות המשמשות את העסק, ולכן חשוב לוודא כי קיים רישום מלא של הנתונים במערך הנהלת החשבונות.
ואלה הפרמטרים האמורים:
א. מחזור ההכנסות – הנתון המספרי של מחזור ההכנסות כשלעצמו אינו מאפשר הסקת מסקנות, אלא יש לבחון אותו אל מול חודשי הפעילות הקודמים של אותה שנה, ובהשוואה לאותו החודש בשנים קודמות. ההשוואה לשנים קודמות מאפשרת לבחון את המחזור הנוכחי ולנטרל השפעות עונתיות.
חשוב לבחון ולנתח גם שינויים חיוביים ולא רק שליליים, לאתר מגמות שהביאו לגידול במחזור ההכנסות ולבחון את המשך השפעתן על פעילות החברה, לבחון הצלחה או כישלון של תהליכים שבהם החלה החברה בחודשים קודמים, לבחון גורמים שגרמו לירידה במחזור ההכנסות ולמצוא דרכי פעולה לשיפורם.
כאשר מנתחים את השינויים במחזור ההכנסות חשוב להבין את גורמי הכישלון ולמצוא דרכים לתיקונם. מנהלים רבים נוטים לתרץ כישלונות בכל מיני גורמים סביבתיים שאינם קשורים לפעילותם, וכך מנציחים את הכישלון. גם במקרים של שינויים חיוביים יש לשים לב כי הגורמים לשינויים לא היו אירועים חד-פעמיים – לעתים אלו אירועים שהשפעתם זמנית, ואין בהם כדי להעיד על גידול אמִִתי בפעילות. אם נבחן גרף הכנסות של עסקי מזון נגלה כי אצל רובם ישנם כמה חודשים בשנה שיש בהם ירידות חד-פעמיות. תפקיד המנהל לנסות למתן ירידות אלו ולמצוא מקורות הכנסה שאינם מושפעים כל כך מעונתיות, או מקורות הכנסה שאפשר לפעול מולם ביתר שאת דווקא בחודשים חלשים של השנה.
ב. ממוצע הכנסות יומי – חלוקת מחזור ההכנסות במספר ימי הפעילות בחודש. פרמטר זה מנטרל למעשה את ההבדל בין החודשים מבחינת מספר הימים הפעילים באותו החודש, ומשמש פרמטר עזר לפרמטר של מחזור ההכנסות.
ג. מספר לקוחות וממוצע הכנסות ללקוח – הממוצע מתקבל מחלוקת מחזור ההכנסות במספר הלקוחות, והנתון של מספר הלקוחות נמצא כיום בכל התכנות בבתי עסק מתחום המזון. שני פרמטרים אלו משמשים תבחינים ליכולתו של העסק להביא לקוחות וליכולתו למכור ללקוחות החדשים. גם כאן יש השפעות עונתיות נוסף על היבטי העונתיות שנבחנו במחזור ההכנסות, כמו ההבדל בין חודשי הקיץ לחודשי החורף.
קיימים עוד כמה פרמטרים המחייבים בדיקה: מחזור הכנסות מסועדים בַמקום לעומת הכנסות משליחויות, גרף הכנסות לפי שעות פעילות העסק ועוד.
פרמטר זה בוחן את עלות קניית המזון, השתייה וחומרי האריזה, הכול בניכוי מלאי ביחס למחזור המכירות. עלות המזון משתנה בין סוגי עסק שונים, כגון מסעדות, בתי קפה וברים, ואמורה לנוע בטווח שבין 25%-35% ממחזור ההכנסות. השוני נובע לא רק מסוג העסק אלא גם מוותק פעילותו של העסק ויעילותו – בשנה הראשונה ייתכן שעסק יחרוג מהרף העליון שהוצג לעיל, אך גם עסק הנמצא בטווח חייב לפעול תמיד כדי להקטין את אחוז עלות המזון מתוך כלל ההכנסות.
גורמים אחדים משפיעים על עלות המזון, ואלו הם: מחיר המוצרים הנרכשים (נתון שחייב להיבחן כל תקופה על ידי קבלת הצעות מחיר מספקים שונים), יעילות העבודה במטבח ובאותו זמן שמירה על בלאי נמוך, מדיניות הקניינות של העסק והתאמת הקניות ככל האפשר לפעילותו של העסק ולגניבות בעסק.
בעת בדיקת עלות המזון חשוב גם לבחון את המלאי בעסק; למלאי יש השפעה על התזרים, על עלויות אחזקתו של העסק ועל ניהולו, ולכן חשוב לשמור על רמת מלאי סבירה, שיש בה די לפעילות העסק.
הוצאות קבועות אינן מושפעות מהיקפו של מחזור ההכנסות או משינויים החלים בו (אפשר גם לכלול הוצאות שייתכנו בהם שינויים לא מהותיים). כל מנהל מבקש לצמצם את ההוצאות האלה למינימום הנדרש בלי לפגוע בפעילות החברה. בדיקתן בכל חודש מאפשרת למנהל לבחון אם נפרצה מסגרת ההוצאות הקבועות, ולפעול להחזרתן למסגרת הנדרשת. כמובן שסך ההוצאות הקבועות משתנה מעסק לעסק בהתאם לאופיו של העסק.
הוצאות משתנות תלויות בפעילות העסק ונגזרות מפעילות זו, והן נבחנות כמספר מוחלט ובעיקר כאחוז ממחזור ההכנסות. הוצאות אלו כוללות עלות אחזקת מטבח, עמלות כרטיסי אשראי, הוצאות שיווקיות ועוד.
כל הפרמטרים שהוזכרו לעיל מרכיבים למעשה את דו"ח הרווח וההפסד, המאפשר לקבל תמונה כללית של נתוני הפעילות. דו"ח זה יש לערוך בכל חודש הן ברמה חודשית והן ברמה שנתית מצטברת עד לחודש הפעילות. חשוב להוסיף בדו"ח הרווח וההפסד עמודה העוסקת בשנה הקודמת ובממוצע החודשי. מתוך הדו"ח אפשר גם להוציא נתון של הרווח שהצטבר ושל שיעור הרווח מההכנסות. חשוב מאוד להוסיף עמודת שיעורים של כל סעיף מתוך ההכנסות.
