היועץ 3 - עסק בתקציב מוגבל

מאת כרמל ברודר

לפני כמה חודשים הגיעה אליי יזמת שרצתה להקים מסעדה כפרית בבניין לשימור בעיירה קטנה. הקונספט היה של בית קפה המגיש גם ארוחות ומעדנייה למכירת מוצרים ארוזים. תקציב הפרויקט עמד על 300 אלף שקל, עבור 70 מ"ר בשטח הפנימי ועוד רחבה חיצונית בגודל 40 מ"ר. בשיחתנו הראשונה הבהרתי ללקוחה שבתקציב כזה אי אפשר להקים עסק בקונספט וברמה שהיא מעוניינת בהם, והצעתי לה לגייס מימון נוסף. בכדי להעריך את גודל המימון הנחוץ ערכנו תוכנית עסקית.

השלב הראשון בתהליך היה בדיקת תשתיות, במטרה לוודא שהתשתיות במקום מתאימות לדרישות המינימום לקבלת רישיון עסק. חשוב לבדוק אם חיבור החשמל לבניין והביוב מתאימים לדרישות, אם יש מקום לארובת מנדף, אם גובה התקרה מספיק וכן הלאה. במקביל, ביצענו בדיקת שוק שבמסגרתה בדקנו מי הלקוחות הפוטנציאליים למסעדה ולמעדנייה, מה הם יקנו ובאילו סכומים, מה היקף קהל הלקוחות הפוטנציאליים ומה תדירות ההגעה הצפויה שלהם. כמו כן, שיערנו מה תהיה חלוקת ההכנסות בין המסעדה למעדנייה, כדי להבין את רמת הרווחיות הצפויה לעסק. השלב אחרון היה חידוד הקונספט על כל מרכיביו, על מנת לזקק את המובחנות והבידול של בית העסק.
עם המספרים בידינו, הכנו תוכנית עסקית שכללה את תוכנית ההשקעות ואת צורכי ההון החוזר של העסק עד שיגיע לרווחיות. התוכנית העסקית נעשתה לפי תרחיש ריאלי, אך בוצעו גם ניתוחי רגישות. לבסוף הסקנו כי יש לגייס עוד 150 אלף שקל.
תקציב ההקמה חולק למספר נושאים בעלי תקציבים מוגדרים:
ציוד: 130,000 שקל
בינוי: 175,000 שקל
שיווק, מיתוג וייעוץ: 55,000 שקל
הון חוזר: 90,000 שקל
====== =========
סך הכול: 450,000 שקל

התוכנית העסקית נבנתה בצורה מודולרית, ולעסק נקבעו שלושה שלבי הקמה: שיפוץ החלל הפנימי והכנת התשתית לאזור החנות ולאזור המסעדה; סיום הקמת אזור החנות והכנתו לעבודה; ושיפוץ הרחבה החיצונית. כשבידינו 450 אלף שקל, נכנסנו לתהליך ההקמה.
צריך לזכור שהסיבה הנפוצה למותם בטרם עת של עסקים הנפתחים בתקציב נמוך אינו תקציב ההקמה המוגזם, אלא בעיות של הון חוזר בחודשי ההרצה. כאשר התוכנית הכלכלית המקורית לא מתממשת, יש להכין פתרונות מגירה בנושא המימון – הלוואות נוספות מבנקים, משקיעים פוטנציאליים, קרנות מסוימות, הלוואות מדינה וכיו"ב – אחרת נאלצים פשוט לסגור את העסק, ללא אפשרות של ביצוע פעולות הבראה.

הרחבנו את התוכנית העסקית לכדי תוכנית פעולה לליווי הפרויקט, שכללה חישוב תזרים מזומנים צפוי לחודשי ההקמה ולחודשי התפעול הראשונים, את הגדרת אנשי המקצוע שילוו את הפרויקט כחלק מצוות ההקמה ודרישות הצפויות מהם. בתחום הקמת עסקי המזון תמיד רצוי להעדיף אנשי מקצוע שמכירים את התחום. ישנם הרבה נושאים ספציפיים לעסקי מזון שאינם נכונים לעסקים אחרים, ורצוי לעבוד עם בעלי מקצוע שכבר צברו ניסיון בתחום המסעדות.
צוות ההקמה כלל אדריכל, האחראי על חלוקת השטחים בעסק ועל הגדרת קונספט עיצובי למסעדה,
מתכנן מטבחים, האחראי על תכנון המטבח כך שיענה על הדרישות התפעוליות ויעמוד בדרישות משרד הבריאות, יועץ קולינרי שיפַתח קונספט קולינרי ותפריט, ויועץ עסקי-תפעולי לליווי הפרויקט בפן העסקי, השיווקי והתפעולי.
כל אחד מאנשי המקצוע הללו נדרש להתאים את עצמו לתקציב ולקונספט הנבחר ולא לנסות לשנותו.

שלב הכנת התוכניות האדריכליות הוא שלב קריטי בתכנון הפיננסי של הפרויקט. לאדריכל הוגדר תקציב של 600 דולר למ"ר. לטענתו, התקציב היה נמוך במקצת, אך אפשרי לעבודה, כיוון שהשיפוץ כלל בעיקרו בניית גבס ונגרות ומעט מאוד בניית תשתיות. לאחר סיום התוכניות והכנת כתב הכמויות על ידי האדריכל, קיבלנו הצעות מחיר מקבלנים שונים. היה חשוב לנו לקבל מספר גדול של הצעות, הן מהקבלן שעובד עם האדריכל והן מקבלנים שעליהם קיבלנו המלצות. כל הקבלנים שהגישו הצעות כבר הקימו בעבר עסקי מזון, נקודה משמעותית ביותר בבחירתם.
כשהגענו לשורה התחתונה, הצעות המחיר הראו חריגה של 15% מהתקציב. על כן החזרנו את התוכניות לאדריכל ל"סיבוב תיקונים" להורדת העלויות. כאשר פועלים במסגרת תקציבית כה נוקשה, מומלץ לבצע תכנון מקדים עמוק ככל הניתן לצורך הערכת העלויות הצפויות. מומלץ לעתים לעכב את תחילת השיפוץ עד סיום ביצוע כל ההערכות, ואז להתחיל בפרויקט בבהירות ותוך ידיעת התהליך והמחיר הצפויים של כל שלב.
בסוף התהליך הגענו לתקציב המוגדר ובחרנו קבלן. בחוזה ההתקשרות עם הקבלן הוגדרו מספר ימי העבודה הצפויים ותאריך הסיום המובטח. החוזה נחתם בשיטת פרס-קנס, שלפיה איחור במסירה יעלה לקבלן כסף, בעוד שעבור עבודה מהירה הוא יתוגמל.
עם תחילת העבודות במקום התחלנו לבחור חומרי גמר, ציוד מטבח וריהוט. לאחר הגדרת המפרטים של פריטים אלה, דאגנו לקבל מספר הצעות מחיר לכל פריט. זהו תהליך ארוך ומייגע, אך הוא הוכיח את עצמו בחיסכון. מצאנו הפרשים של עשרות אחוזים במחירי הציוד הכבד למטבח, ולפעמים של מאות אחוזים במחירי הריהוט, הריצוף ופריטי עיצוב שונים כגון צנצנות וקופסאות. לאורך כל התהליך הנחתה אותנו האמרה "זול זה יקר". הכוונה הייתה לחסוך בעלויות, אך לעולם לא להתפשר על איכות או על מראה.
בין היתר, התמקחנו בנושא תנאי התשלום לספקים. המטרה הייתה לפרוס את עלויות ההקמה לאורך זמן רב ככל האפשר. הנחת העבודה שלנו הייתה, שכאשר העסק ייפתח תזרים המזומנים ישתפר, ואם בכל זאת תהיה חריגה מסוימת מהתקציב, ניתן יהיה להעמיס את החריגה מתקציב ההקמה על תזרים המזומנים של התקופה ההתחלתית של העסק. זאת, כמובן, במידה שתקופה זו פועלת על פי המתוכנן, ללא הפסדים תפעוליים לא צפויים בחודשי ההרצה.

לאורך השיפוץ נתקלנו בבעיה משמעותית אחת שהייתה לא צפויה מראש: ארובת המנדף. למרות התכנון הראשוני, שלפיו הארובה תצא ישירות לגג הבניין, הסתבר לנו בשלב הבנייה כי נידרש להעביר אותה לחלקו האחורי של הבניין. שינוי זה עלה לנו כ-10,000 שקל, חלק הארי מהחריגה הכוללת בתקציב ההקמה.

ביום המיועד לפתיחת המסעדה חרגנו ב-8.9% מהתקציב הראשוני (לפני דרישות ההון החוזר). המסעדה החלה לפעול כשבוע לאחר המתוכנן, ולאחר כשבועיים החלנו ביישום תוכנית השיווק. המסעדה הגיעה לאיזון תפעולי תוך כשלושה חודשים, כחודשיים לפני התכנון בתוכנית העסקית.

כללי אצבע להקמת עסק מזון בתקציב מוגבל:

1. הכנת תקציב ריאלי להקמה של עסק, לפי הקונספט הנבחר
2. בדיקה מקדמית מקיפה של תקציבים
3. הכנת תוכנית עסקית מדויקת הכוללת מספר תרחישים
4. הכנת תוכנית פעולה מדויקת ומתומחרת
5. הכנת אלטרנטיבות להון החוזר
6. בחירה נבונה של צוות הקמה
7. ניהול תזרימי בזמן אמת
8. לא להתפשר: לחפש, ולא להתבייש להתמקח

כרמל ברודר היא יועצת לעסקי מזון והבעלים של חברת "Take Away