כותב: רואה חשבון אברהם (תיקו) פרנקו
פרנקו נחמיאס ושות'עסק מזון משגשג נשען על שלושה כלים חשבונאים עיקריים: בקרה, שליטה וניהול. כלים אלה חייבים להתלוות בד בבד למדידה חשבונאית שוטפת ומדויקת המדידה החשבונאית צריכה להתבצע במועד קרוב לזמן האירוע ועל ידי כך היא הופכת לכלי ניהולי יעיל. בדיקת דוחות מכירה יומיים, ביצוע ספירות מלאי חודשיות, מעקב קבוע על דוח רווח והפסד הם פעולות חובה, במטרה להגיע לבדיקה והתאמה של האלמנטים החשבונאיים במכלול ההוצאות בבית העסק.
הדוח הוא חברך הטוב ביותרכדי לשמור על שליטה ובקרה תמידית על מצב הרווחיות של העסק חייב כל עסק צריך לנהל דו"ח רווח והפסד שוטף. בחלק מהמסעדות העובדות עם תוכנות ניהול יש בהן גם ממשק back-office שמאפשר זאת במידה ולא יש להכין קובץ אקסל פשוט.
הדוח הוא כלי עבודה יום-יומי, אך משמש בעיקר ככלי ניהולי ברמה החודשית והשנתית. הוא מאפשר ליצר סטטיסטיקות ומספק נתונים השוואתיים. בסוף כל חודש יש לקחת את דוח הרווח וההפסד, ולערוך ניתוח ביצועים ותוצאות. יש לזהות שינויים בתוצאות הדוח בין חודש לחודש הקודם, וכן להשוות בין התוצאות של כל חודש לתוצאות בחודש המקביל בשנה שלפניה.
חשוב לנסות ולמצוא הסברים לשינויים. רק בשיטת עבודה עקבית ושיטתית יש לבעל העסק שליטה והבנה מוחלטת של המצב הפיננסי של העסק.
מסעדה שלא נשענת על דוחות סובלת מניהול חובבני, וסביר להניח שתוצאותיה העסקיות הן בינוניות לעומת הפעילות ומחזור המכירות. ניהול כלכלי וחשבונאי עקבי יביא לשיפור הרווחיות באופן מיידי.
אופן תנועת הכספים בענף המסעדות, בתי הקפה והברים הופך את דוח הרווח וההפסד לחשוּב הרבה יותר מתזרים המזומנים. רוב ההכנסות מגיעות ממזומן או מכרטיסי אשראי (שוטף מזומן), כך שאין קשר בין זרימת הכסף והמצב האמיתי של העסק. לראיה: עסקים רווחיים בעולם המסעדנות אינם מתעניינים בתזרים המזומנים.
עלות המכרכדי להבין בוודאות את עלות המזון במסעדה, חייבים למדוד את המלאי בסוף כל חודש. היום יותר ויותר בתי עסק נוהגים לפי השיטה האמריקאית ומודדים עלות מזון ועלות משקאות לחוד, זאת עקב ההבדל באופן התמחור של מנות המזון לעומת תמחור יין, משקאות קלים ואלכוהוליים.
כדי לפקח ולשלוט בעלות המזון, חובה לשתף את השף בתוצאות הכלכליות של העסק. השף צריך לדעת מה אחוז ההוצאות המצופות ממנו, הן ברמת עלות חומרי הגלם והן ברמת עלות כוח העבודה במטבח. במסעדות, לדוגמה, שני פרמטרים אלה משפיעים על כ-40-50 אחוזים מסך הוצאות בית העסק.
יש לקבוע מערכת של בונוסים וקנסות כדי לרתום את השף לעניין. יש לפקוח עין במקרים שבהם השף מכיר את הספקים. כבר קרו מקרים שבהם שף העדיף לקנות סחורה יקרה אצל ספקים בתמורה להטבות מסוימות. מניעת גניבות הינה צעד חובה נוסף במסע לשמירה על רמת הוצאות סבירה.
חשוב לזכור כי חיסכון בעלויות ומניעת גניבות הם רווח נקי לכיסו של בעל העסק, בעוד שהגדלת המחזור תניב רק אחוז מסוים מהרווח לכיסו של בעל העסק.
פירוט הטבלה:
הוצאות מזון ומשקה: קניות ישירות של אוכל ושתייה בלבד.
עובדים: הוצאות עובדים בעסק, לא כולל דמי ניהול.
קבועות: הוצאות תקורה, שכ"ד, מסים עירוניים, חשמל, גז.
אחזקה ותיקונים: שירותים, טכנאים, קניית חומרי נייר וניקוי, כלים וכד'.
טבלה זו מתווה עקרונות מנחים בלבד, ומשתנה בהתאם לסוגי העסק השונים.
