מאת: דינה רפאלכדי לנהל עסק מצליח בתחום המסעדנות צריך לשווק ולמכור חוויית בילוי ייחודית לסועדים, אבל צריך לדעת גם לנהל את מערך הספקים. הקשר עם הספקים הוא קריטי אף לפעילות השוטפת של העסק, ולעתים גם לכושר התחרות שלו.
כיצד, אם כן, בוחרים בספק המתאים?
יורם אלמוג, יועץ למסעדות, מצביע על מספר קריטריונים חשובים:
איכות המוצרים וחומרי הגלם – כלל ראשון במעלה בחשיבותו, שמשמעו התאמת המוצרים והרכבם לדרישות המסעדה ולצרכיה.
עמידה בתקנים – עמידת הספק בתקני איכות, בטיחות וניקיון לאורך כל שרשרת הייצור והאספקה. פן חשוב נוסף של עמידה בתקנים הוא יכולת הספק לספק בכל פעם מוצר בעל איכות זהה. זה נשמע טריוויאלי כשמדובר במוצרי פס ייצור כמו משקאות קלים, אך יותר מאתגר כשמדובר בתוצרת חקלאית כגבינות, בשר וירקות. חשיבותו של פרמטר זה מתעצמת כשמדובר ברשת מסעדות.
אמינות הספק – כולנו מכירים מצב שבו אין אפשרות להגיש מנה שלקוח מזמין כיוון שמרכיבי המנה אזלו. אם הבעיה נעוצה בתכנון מלאי לקוי שלך, זהו סיפור אחד, אבל אם הספק שלך הבטיח ולא קיים – זה כבר סיפור אחר. אמינות הספק נמדדת בעמידה במועדי אספקה – ביום ובשעה שהובטחו. אבל לא רק. יש לוודא שאספקת המוצרים שהוזמנו סופקה באופן מלא ובכמות שהוזמנה. עוד מרכיב חשוב המעיד על אמינות הספק הוא זמינות המוצרים – אין טעם לבנות תפריט ארוחות בוקר על דג מסוים, ולשמוע מהספק שהוא לא יהיה זמין בשבוע הקרוב.
היענות ותגובתיות הספק – מדובר בנכונות הספק, ולא פחות חשוב מכך – ביכולת שלו לספק שירות מהיר ולא שגרתי, כאשר היה לנו יום חזק במיוחד שבו המלאי אזל ואנו זקוקים לאספקה דחופה. הדבר חשוב במיוחד במסעדות עם רמת פעילות גבוהה ושטחי אחסון מצומצמים.
מקצועיות הספק – איכות הספק נמדדת גם בהבנה שלו בתחום המוצרים והשירותים אותם הוא מוכר, גם אם אינו מייצר אותם.
אחריות ושירות – התקשרות עם ספק היא ארוכת טווח ואינה מסתיימת בקבלת הסחורה או הציוד. חשוב לוודא שהספק מסוגל לתת לאורך זמן את האחריות והתמיכה השוטפת להן הוא מתחייב. כדאי לבדוק את רשימת הלקוחות של הספק ואפילו לקבל חוות דעת משניים-שלושה מהם.
אספקת ציוד – ספקים רבים מוכנים לספק מקררים, מקפיאים ומכונות, ואף ללוות אותם בשירותי תחזוקה, תמורת רכישת מוצריהם.
תמחור ותנאי אשראי – מובן מאליו שיש לבדוק ולהשוות מחירים בין ספקים, אבל אסור שמחיר מוצר/שירות נמוך וזול יהיה המדד הקובע היחידי. לעתים, מחיר נמוך מדי עלול ליצור בעיות אחרות. למשל, בתחום חומרי הניקוי, ישנם ספקים שמוהלים את המוצרים במים ובכך מאפשרים הוזלה משמעותית במחירם. במקרה זה, הלקוח משלם על הרבה מים ומקבל מעט חומר פעיל. מעבר לסוגיית המחיר, יש לנהל משא ומתן על תנאי האשראי. עבודה עם מספר ספקים – לעתים, יש לנו נטייה לעבוד עם ספק מועדף ולהזניח את האחרים. זה בסדר כאשר המטרה היא לחזק את כוח הקנייה או לשמור על אחידות המוצר. עם זאת, חשוב להכיר את האלטרנטיבות בשוק ולשמור על קשר טוב ומתמשך עם מספר ספקים, גם אם לא נזמין מהם כלל. האיתנות הפיננסית שלנו תלויה גם בכך שיש לנו מקורות השוואה מגוונים, כדי לשפר את עמדת המשא ומתן שלנו.
חשיבות החיוך – העבודה היומיומית עם הספקים דורשת מאיתנו משאבים נפשיים. קל יותר ונעים יותר לעשות עסקים עם נותני שירות ידידותיים וחייכנים. בבואנו לבחור ספק, מומלץ להשתמש במודל הערכת ספקים ככלי תומך החלטה.
בשנים האחרונות, יותר ויותר ספקים בשוק המקצועי מעניקים ללקוחות שלהם ערכים מוספים של ייעוץ והדרכה. דקלה פוגל, מנהלת שיווק בחטיבה המקצועית ב'מחלבות גד', מסבירה את הרציונל שעומד מאחורי תפישה זו: "מסעדנים עובדים איתנו לאורך שנים רבות. כשהם גדלים ומצליחים – גם אנחנו גדלים איתם. כדי להעניק ללקוח שלנו ערך מוסף אנו חייבים להעניק לו, מעבר לגבינה, גם תחושה שהוא נכנס לבית ולספק לו שירות שהוא מעבר למוצר הפיזי. אחרי הכול, יש הרבה סיטונאים שיכולים לספק ללקוח גבינה, אבל מעט ספקים יתנו לו ייעוץ והדרכה ויעזרו לו לבנות את התפריט המתאים לו ולהתאים את הגבינה לארוחת הבוקר שתבדל אותו מבתי קפה אחרים".
התפישה אותה מייצגת פוגל מאוד נפוצה בענף. חברות גדולות כמו 'תנובה שף', 'נסטלה-אסם' ו'יוניליוור', הקימו מערכים מוקפדים של הדרכה וייעוץ לשוק המקצועי, מתוך מטרה להוציא עצמן מתוך משבצת הספק ולהפוך לשותף שהולך עם הלקוח לאורך כל הדרך. אלמוג מכיר את התופעה מקרוב: "אפשר לחלק את התמיכה המקצועית שספקים מעניקים למסעדנים לכמה סוגים:
"הראשון הוא ספקי חומרי הגלם והמוצרים שמעניקים ייעוץ והדרכה ומרחיבים את האופקים של המסעדנים. אולם צריך לזכור שכל יועץ קולינארי טוב יוכל לעשות זאת באותה מידה ועם אובייקטיביות שלא קיימת אצל הספק. אפשר גם לומר שאם מקימים עסק לשנים רבות, התשלום ליועץ הקולינארי בטל בשישים לעומת התובנות שהוא נותן לעסק".
"הסוג השני הוא ספקים כדוגמת 'פילסברי' ו'בונז'ור', שמספקים למסעדנים מכונות גדולות ויקרות תמורת הפצת מוצריהם. הם מספקים את המכונות לאפיית הלחם והמקפיאים לבצק ומעניקים הדרכה ותחזוקה חינם, כל זמן שיש פעילות. היתרון של זה הוא, כמובן, החיסכון בעלויות ההקמה והקטנת הסיכון".
כיצד, אם כן, אפשר לדעת מתי העסקה עם הספק כדאית או לא?
אלמוג: "תהליך עבודה נכון צריך להתחיל מהיסוד. מסעדן צריך לבנות את התפריט ולחפש את חומרי הגלם והציוד שמתאימים לקונספט שלו. אם הספק מספק לי מכונה שמלכתחילה התכוונתי לקנות, וזה לא מתבטא יתר על המידה בעלות המוצר, אזי זו עסקה שמתאימה לשני הצדדים. בונוסים אחרים הם בונוסים ותו לא – הם לא צריכים להכתיב את ההתקשרות עם הספק, אלא לאחר בחינה ושקלול של כל הפרמטרים. חשוב גם לשים לב ולא להיכנס לעסקה כובלת עם הספק".
מתוך המדור של ד"ר עדנה פשר ב'סטטוס – הירחון לחשיבה ניהולית ואסטרטגית'• הסתפק במעט ספקים – אין לך זמן לטפל היטב ברבים.
• דאג לטפח כל אחד מהספקים כאילו היה מחלקה בתוך הארגון. כך תוכל לשפר את האיכות של כל מה שהוא מספק לך.
• התייחס לעלות בראייה כוללת. לעתים, חיסכון במחיר מביא לבזבוז במקום אחר עקב איכות לקויה.
• הקפד על תיאום ציפיות בעניין מועדי האספקה. אין טעם ללחוץ סתם, כשאין הכרח בעניין. שמור על הרצון הטוב לאורך זמן.
• הגדר את המוצר ואת טיב השירות בבהירות. אם אינך יודע מה אתה רוצה, קשה יהיה להשביע את רצונך.
• אל תזלזל בשביעות הרצון של הספק. היא דרושה לך אם ברצונך לקבל שירות איכותי.
• העדף שימוש בקבלני משנה. כך תוכל להשתפר באופן משמעותי בתחומים שבהם יש לך יתרון יחסי, ולא תבזבז זמן על מה שאחרים יודעים לעשות טוב ממך.
• העדף תמיד ספקים מקומיים. הם קרובים וניתן לנהל אותם ביתר קלות.
• היעזר בייעוץ מקצועי כשאינך יודע מה אתה רוצה וצריך. כך תחסוך זמן, כסף, אי הבנות ועוגמת נפש.
